Thuyết trình là hoạt động thường nhật tại công sở. Nó ảnh hưởng lớn đến sự đánh giá của cấp trên và đồng nghiệp dành cho bạn, cũng như giúp bạn tăng cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. 14 bí quyết dưới đây đều là những đúc kết kinh nghiệm từ các chuyên gia thuyết trình trên thế giới, chắc hẳn chúng sẽ giúp bạn cải thiện và nâng cao kĩ năng của mình, khiến buổi thuyết trình trở nên lôi cuốn và hiệu quả hơn.
Tốc độ nói
Người ta sẽ lắng nghe bạn hiệu quả nhất khi bạn nói ở tốc độ trung bình mọi người vẫn sử dụng giao tiếp hằng ngày. Theo các nhà khoa học, tốc độ nói hợp lý là khoảng 150 từ mỗi phút.
Nếu bạn nói quá nhanh, nhìn vào thì có thể rất chuyên nghiệp nhưng thực tế sẽ khiến thính giả cảm thấy bị áp lực, họ phải tăng tốc độ xử lý thông tin để nghe hiểu những gì bạn nói. Đến một mức độ nào đó, họ sẽ thấy mất cảm tình và không còn muốn lắng nghe nữa. Ngược lại, nếu bạn nói quá chậm, ai nghe cũng thấy rề rà, mất thời gian, không thu nhận được nhiều thông tin hữu ích. Dần dần, họ cũng sẽ bị xao nhãng. Vì vậy hãy giữ tốc độ 150 từ/phút nhé!
Kiểm soát sự lo lắng
Lo lắng trước khi thuyết trình là chuyện tất yếu. Bạn sẽ cần hít thở sâu, cần bình tĩnh nhưng nói dễ hơn làm. Nếu không kiểm soát tốt tâm trạng bạn sẽ dễ bị rối, quên mất những điều cần nói tiếp theo, rồi lại ậm ừ không nói được.
Tốt nhất là trước khi nói, bạn hãy điều chỉnh hơi thở, thở đều và sâu. Khi nói, bạn đừng dùng câu chữ to tát, hãy dùng ngôn ngữ giản dị, gần gũi để người nghe dễ hiểu và dùng nhiều câu hỏi để thu hút sự chú ý của họ vào bài nói. Đừng nghĩ ngợi cần nói gì tiếp theo, hãy tập trung vào hiện tại. Rồi câu từ sẽ tuôn ra một cách rất tự nhiên!
Hơi thở
Thông thường, chúng ta vẫn hay thở bằng ngực. Thở ngực có nhược điểm là không khí hít vào không được nhiều, thở ra lại rất nhanh. Nhưng khi thuyết trình bạn phải nói liên tục trong một thời gian nên cần phải hít vào nhiều lần hơn bình thường, do đó bạn sẽ dễ mệt hơn và nhanh hụt hơi. Thở bằng bụng sẽ giải quyết vấn đề này cho bạn.
Bạn có để ý thấy ếch nhái có tiếng kêu rất vang, to đều phập phùng nhờ bụng không? Lý do là chúng thở bụng đấy!
Giao tiếp bằng ánh mắt
Thông thường bạn sẽ được dạy là bạn cần tương tác với người nghe bằng cách nhìn vào mắt họ. Khi bạn nhìn vào mắt người khác, họ cũng sẽ nhìn lại bạn và sẽ tập trung sự chú ý vào bạn. Đôi mắt là cửa sổ tâm hồn, nó có thể tiết lộ nhiều thông tin về trạng thái, cảm xúc của bạn cho người đối diện và phản ứng của họ có thể khiến bạn bị ảnh hưởng. Vì vậy, nếu bạn đang thiếu tự tin, mất bình tĩnh, đừng nhìn thẳng vào mắt người khác!
Thay vào đó, hãy nhìn lông mày của họ! Khoảng cách không lớn giữa lông mày và mắt sẽ tạo cho họ cảm giác bạn đang nhìn vào mắt họ. Đồng thời bạn cũng không bị rối trí thêm.
Thêm nội dung thị giác
Tin hay không, bộ nhớ của chúng ta chủ yếu đến từ thị giác. Mọi người nhớ 65% thông tin nếu bạn cung cấp những hình ảnh, con số cụ thể, sinh động. Ví dụ: nếu bạn cần đưa dữ liệu quan trọng vào bài thuyết trình của mình, hãy tạo ra những biểu tượng thông tin hiển thị trực quan (biểu đồ, hình ảnh, video clip minh hoạ,...).
Thực tế, nếu bạn thêm quá nhiều thông tin văn bản vào trang trình chiếu, khán giả của bạn rất dễ bị mất hứng thú. Do đó, bạn nên bao gồm hình ảnh minh hoạ chi tiết, cụ thể để mọi người tập trung vào chủ đề bài phát biểu của bạn.
Đặt ra các câu hỏi khái quát
Nếu bạn muốn thu hút sự chú ý của khán giả, hãy hỏi họ một số câu hỏi hùng biện vì nó làm tăng thêm sự đa dạng và quan tâm đến một bài phát biểu. Mặc dù bạn không nhất thiết phải đặt ra những câu hỏi, nhưng việc này làm cho khán giả tham gia tích cực vào bài phát biểu của bạn. Để đặt ra những câu hỏi hay, bạn cần tìm hiểu, nghiên cứu sơ lược về khán giả của mình cũng như suy nghĩ về những lo lắng và mong đợi của người xem.
Bạn có thể nhận được gì từ những câu hỏi hùng biện?
- Làm cho khán giả suy nghĩ về một chủ đề cụ thể.
- Có được sự thỏa thuận đồng nhất từ khán giả của bạn.
- Kích hoạt quá trình trực quan hoá.
Các câu hỏi mang tính khái quát sẽ làm cho khán giả quan tâm và tập trung vào chủ đề của bạn hơn!
Luôn ghi nhớ công thức 10-20-30 khi chuẩn bị tài liệu thuyết trình
Đây là một mẹo nhỏ từ Chuyên gia Guy Kawasaki - Người góp phần làm nên thành công của Apple. Ông cho rằng, các trang trình chiếu trên máy tính (slide) nên được chuẩn bị như sau:
- Không nên chuẩn bị quá 10 slide
- Không dài quá 20 phút
- Sử dụng khổ chữ từ size 30 trở lên
Điều cuối cùng là quan trọng nhất. Bởi vì làm theo điều này sẽ giúp bạn tránh được việc “nhồi nhét” quá nhiều thông tin vào 1 slide.
Thật ra, mục đích của các tài liệu trình chiếu cũng chỉ để hỗ trợ cho người thuyết trình mà thôi. Một tài liệu tốt là khi nó trở nên vô dụng nếu thiếu đi người diễn giải. Hãy luôn chắc rằng bạn đã chuẩn bị sẵn cho mình những mảnh giấy nhắc nhỏ vừa lòng bàn tay để phòng khi “quên bài”, tuy vậy đừng để mất điểm khi cứ nhìn chăm chăm vào đó.
Thu hút sự chú ý từ câu nói đầu tiên
Bắt đầu bài thuyết trình, bạn cần thu hút sự chú ý của khán giả. Nếu khán giả quan tâm từ đầu, có nhiều khả năng họ sẽ tập trung vào bài trình bày của bạn liên tục sau đó.
Nói với mọi người về những gì họ có thể học được từ bài thuyết trình của bạn. Sử dụng ví dụ về những thông tin cụ thể và nổi bật. Hãy hứa với khán giả về những điều thú vị bạn sắp mang đến cho họ.
Nhiệm vụ chính của tất cả các diễn giả là thu hút sự chú ý của khán giả, và nếu bạn biết cách để quan tâm đến những người xung quanh trong chủ đề của bạn, chắc chắn bạn sẽ thành công.
Cách 1: Mở đầu bằng cách kể một câu chuyện
Cách 2: Mở đầu bằng hình ảnh ẩn dụ
Cách 3: Mở đầu bằng một đồ vật hoặc mô hình
Cách 4: Mở đầu bằng câu hỏi
Cách 5: Mở đầu bằng trò chơi
Cách 6: Mở đầu bằng bài hát hoặc câu châm ngôn
Cách 7: Mở đầu bằng hành động
Cách 8: Mở đầu bằng thực nghiệm
Cách 9: Mở đầu bằng video clip
Ngôn ngữ cơ thể
Vấn đề mọi người hay vướng mắc khi sử dụng ngôn ngữ cơ thể là thấy tay chân của mình trở nên thừa thãi, không biết nên để đâu cho đúng. Để chữa cháy tạm thời bạn có thể cầm tạm một vật gì đó, ví dụ như cái bút, điều khiển máy chiếu hoặc 1 cuốn sổ nhỏ.
Về lâu dài, bạn hãy chăm chỉ tập thể dục, học nhảy, khiêu vũ hay yoga,... những môn đòi hỏi phải phối hợp tay chân nhuần nhuyễn. Trải qua thời gian luyện tập, không những bạn sẽ dần điều khiển tay chân thoải mái, không bị bó buộc mà còn cảm thấy tự tin hơn với vóc dáng của mình trước đám đông, giúp bạn có một bài thuyết trình hiệu quả.
Hãy tập trung vào thông điệp cốt lõi
Khi lên kế hoạch thuyết trình, hãy đặt cho mình câu hỏi: Điều cốt lõi để mọi người nhớ đến trong bài thuyết trình này là những gì?
Đối với thông điệp “chìa khóa” này, bạn hãy trình bày nó thật đơn giản và súc tích nhất có thể. Một số chuyên gia khuyên bạn không nên dùng quá 15 từ để diễn giải các “keywords” quan trọng. Nếu những gì bạn định nói không liên quan đến các thông điệp chính, hãy lược bỏ chúng đi.
Tương tác với người nghe
Nếu bạn biết cách để làm cho bài phát biểu có sự tương tác, thì đó là lúc bạn đã nắm trong tay chiếc chìa khoá thành công. Bài phát biểu là một quá trình cung cấp thông tin như một cuộc độc thoại, do đó nó không thể thu hút sự chú ý của khán giả tham gia nếu bạn không tương tác với họ.
Bên cạnh đó, hãy mỉm cười và dùng ánh mắt để kết nối với khán giả của bạn. Khi mỉm cười và nhìn vào mắt ai đó, bạn sẽ thu hút sự tập trung của họ vào bạn và điều bạn đang nói. Hành động này cũng khiến bạn giảm đi sự lo lắng vì nó tạo cảm giác như bạn đang thuyết trình cho một người, chứ không phải cả một đám đông lớn.
Chọn đúng bố cục và màu sắc
Điều này không phải là bí mật nhưng thực tế màu sắc đóng một vai trò quan trọng khi nói xét về tầm ảnh hưởng đến khán giả của bạn. Tin hay không, bạn có thể mang lại những ảnh hưởng tích cực đến khán giả nếu bạn biết những tông màu chủ đạo phù hợp để sử dụng vì chúng đem lại tính thuyết phục, ấn tượng và làm nổi bật bài thuyết trình của bạn. Chú ý đến màu sắc bạn chọn khi chuẩn bị bài thuyết trình trên PowerPoint. Sau khi tất cả, một bài thuyết trình tốt nên được thực hiện một cách khôn ngoan - từ việc chọn ra các chủ đề, hình ảnh cho đến việc lựa chọn phông chữ.
Dưới đây là một số mẹo để thiết kế bài thuyết trình:
- Sử dụng các phông chữ giống nhau (phông chữ Time New Roman nói chung là tốt nhất cho các bài thuyết trình PowerPoint)
- Đảm bảo kích cỡ phông chữ hiển thị rõ ràng cho người theo dõi.
- Kiểm tra tính dễ đọc của các slide trình chiếu.
- Chọn 3-4 màu tối đa để sử dụng trong bài thuyết trình của bạn.
Bao gồm các ví dụ cá nhân
Để tạo mối liên hệ tốt với khán giả của bạn, hãy làm cho họ cảm thấy gần gũi với bạn. Và nếu bạn chia sẻ câu chuyện của mình với khán giả, nó sẽ góp phần không nhỏ vào việc xây dựng lòng tin ở họ.
Nhiều người phải đối mặt với những trở ngại tương tự nhưng họ có thể quá nhút nhát để chia sẻ kinh nghiệm này với người khác. Và có nhiều khả năng mọi người sẽ tìm thấy một cái gì đó tương tự như tình huống của họ nếu họ nghe từ câu chuyện của bạn.
Đừng ngại chia sẻ quan điểm của bản thân bao gồm các ví dụ cá nhân!
Tập trung vào điều khán giả cần biết
Khi chuẩn bị bài thuyết trình, bạn hãy nghĩ đến điều khán giả cần biết hoặc muốn biết, chứ không phải điều bạn có thể trình bày.
Khi thuyết trình, bạn cũng cần duy trì tập trung và hồi đáp những phản ứng của khán giả. Một người thuyết trình thành công luôn cố trình bày sao cho dễ hiểu nhất.
