Top 10 Cách giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất

Kế hoạch làm việc là một bản tóm lược gồm các mục tiêu và công việc để một đội và/hoặc một người đạt được các mục tiêu đặt ra, giúp người xem bản kế hoạch làm việc nắm được toàn bộ nội dung của dự án. Dù bạn còn đi học hay đã đi làm thì việc lập kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn có cách làm việc khoa học dù làm việc với bất kỳ dự án nào. Kế hoạch làm việc giúp bạn chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ dễ thực hiện và làm rõ mục tiêu của từng nhiệm vụ. Hãy học cách lập kế hoạch làm việc để bạn luôn sẵn sàng với những dự án sắp tới.

Biết cách tìm ra lợi thế của bản thân sẽ mang đến cho bạn những hiểu biết thú vị về tính cách, điểm mạnh, điểm yếu cũng như thiên hướng nghề nghiệp phù hợp với bạn. Từ đó giúp bạn định hướng rõ ràng trong suốt quá trình phát triển và nâng cao giá trị bản thân. Việc tự khám phá, kiếm tìm sức mạnh và kỹ năng của bản thân chưa bao giờ là điều dễ dàng. Tuy nhiên tiếp cận điều này từ nhiều quan điểm khác nhau được chứng minh là mang lại lợi ích to lớn cho cả phát triển nghề nghiệp và nhân cách cá nhân của mỗi người. Đặc biệt, đây là bước đầu rất quan trọng để chuẩn bị cho một quá trình phát triển bản thân trong những bước tiếp theo.

Sau khi biết được những lợi thế của bản thân, việc chủ động tìm hiểu sẽ giúp bạn biết được những vấn đề cần thiết để phát huy tối đa khả năng mà bạn đang sở hữu. Ví dụ như, bạn sở hữu lợi thế nói chuyện trước đám đông nhưng để trở nên thành thạo điều đó bạn cần rất nhiều yếu tố cấu thành như: trình bày vấn đề một cách hợp lý và thuyết phục, giọng nói ngữ điệu, làm sao đứng trước đám đông một cách chuyên nghiệp, làm có thể xử lý các tình huống một cách khéo léo và linh hoạt,… Để làm được điều đó, bạn hãy bắt đầu với những cụm từ như “làm sao để phát triển kỹ năng thuyết trình”, “thuyết trình như thế nào là hay” dưới sự hỗ trợ miễn phí từ các công cụ tra cứu phổ biến như Google, Cốc Cốc,… Không chỉ dừng ở đó, việc tham khảo ý kiến từ các anh chị đi trước, thầy cô, người thân, bạn bè,… cũng sẽ giúp bạn biết được nhiều thông tin vô cùng bổ ích từ những kinh nghiệm quý giá mà họ đã tích lũy được trong quá trình trải nghiệm thực tế. Hãy nghiêm túc tìm hiểu cụ thể những vấn đề liên quan đến bản thân, điều đó sẽ giúp bạn đánh giá chi tiết và hiểu rõ hơn về năng lực hiện tại của chính mình. Từ đó, chủ động rèn luyện và phát triển năng lực ngay từ bây giờ.

Biết rõ thời điểm khi bạn có thể trở nên mạnh mẽ và thời điểm khi bạn cần sự trợ giúp có thể giúp bạn ổn định cuộc sống cá nhân và nuôi dưỡng sự tương tác chuyên nghiệp của bạn. Tự biết mình là công cụ mạnh mẽ mà nhiều người coi nhẹ bởi vì nó khó khăn hoặc bất tiện, hoặc có lẽ là vì nó khiến họ cảm thấy không thoải mái. Ngoài ra, yếu tố trông có vẻ như là điểm mạnh của một người nào đó lại có thể sẽ không hữu ích đối với người khác, và điều này có thể khiến cho quá trình xác định xem liệu một phẩm chất cụ thể nào đó mà bạn sở hữu có phải là điểm mạnh hay điểm yếu trở nên bối rối hoặc thất vọng. Mặc dù, quá trình này đỏi hỏi bạn phải tự mình khám phá, có nhiều bài tập mà bạn có thể thực hiện để xác định điểm mạnh và điểm yếu của bản thân cho một công việc hoặc một lý do cá nhân nào đó. Và cũng có khá nhiều lời khuyên giúp bạn có thể sử dụng những phương pháp này trong môi trường thực tế mà bạn sẽ cần đến nó nhất, đó chính là một buổi phỏng vấn xin việc.

Suy nghĩ về điểm yếu của bản thân. "Điểm yếu" không phải là cách hữu ích nhất khi suy nghĩ về lĩnh vực cần đến sự cải thiện. Thật ra, con người không hề yếu đuối, ngay cả khi chúng ta thường suy nghĩ hoặc có cảm giác như vậy. Tuy nhiên, hầu hết mọi người cảm thấy rằng họ có thể trở nên mạnh mẽ hơn trong một số lĩnh vực cụ thể trong cuộc sống, trong kỹ năng của họ, và các lĩnh vực khác. Vì họ cảm thấy rằng họ không giỏi trong các lĩnh vực này, họ thường sẽ mô tả một cách trái ngược với tình trạng hiện tại khi họ cảm thấy rằng họ cần phải cải thiện một lĩnh vực nào đó để trở nên mạnh mẽ và thành thạo hơn.Thay vì tập trung vào "điểm yếu", yếu tố đem lại cảm giác tiêu cực, hãy suy nghĩ về chúng như là lĩnh vực mà bạn có thể phát triển hoặc cải thiện - điều này sẽ giúp bạn tập trung vào tương lai và vào điều mà bạn có thể thực hiện để trở nên tốt hơn.

Từ việc phân tích kỹ lưỡng các rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải, bạn sẽ lập được phương án dự phòng thích hợp và hiệu quả. Tương tự đối với các dự án bạn đang thực hiện: điều gì sẽ xảy ra nếu như “Kế hoạch A” không đi đúng như dự kiến? Thông thường, kết quả cuối cùng của một đợt phân tích rủi ro là một danh sách “đồ sộ” các mối đe dọa tiềm ẩn. Nếu cố gắng tạo ra kế hoạch dự phòng cho mọi thứ, bạn sẽ bị “chết đuối”. Đây chính là lúc bạn cần phải đưa ra những lựa chọn ưu tiên. Một trong những thách thức lớn nhất của kế hoạch dự phòng là đảm bảo bạn không lên kế hoạch quá kỹ. Bạn cần cân bằng giữa việc chuẩn bị cho điều gì đó có thể không bao giờ xảy ra với sự chuẩn bị đầy đủ để phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với tình huống khủng hoảng khi nó xảy ra.

Thời gian của con người là có hạn, bạn có thể làm việc 10 tiếng thậm chí là 12 tiếng mỗi ngày liệu có đủ? Hay duy trì được như vậy trong bao lâu? Chính xác thì quản lý năng lượng của bản thân mới là điều tối quan trọng. Hãy bắt đầu bằng việc tập trung vào năng lượng thể chất. Không đủ dinh dưỡng, ít vận động, thiếu ngủ và nghỉ ngơi làm giảm năng lượng "cơ bản" của con người, cũng như khả năng quản lý cảm xúc và tập trung bị giảm sút. Bị bủa vây bởi những đòi hỏi của vị trí và cuộc sống, các nhà điều hành thường không tìm ra cách để thực hiện thường xuyên, đều đặn những hành vi tốt cho sức khỏe thể chất.

Khi con người có thể kiểm soát cảm xúc, họ có thể cải thiện chất lượng của năng lượng dù cho có phải đối mặt với áp lực bên ngoài. Để làm được điều này, đầu tiên họ cần ý thức rõ hơn về cách mà họ cảm nhận trong suốt ngày làm việc và ảnh hưởng của những cảm xúc này đối với hiệu quả công việc. Hầu hết mọi người đều nhận ra rằng họ làm việc tốt nhất khi có nguồn năng lượng tích cực. Đối diện với những đòi hỏi liên tục và các thách thức, con người có xu hướng sa vào những cảm xúc tiêu cực hoặc giải quyết vấn đề theo kiểu chống đối. Dễ trở thành giận dữ và mất kiên nhẫn, hoặc lo âu và bất an có thể làm năng lượng trong cơ thể tiêu tan, làm cho bạn không thể tư duy một cách sáng suốt và logic. Một thói quen đơn giản để hóa giải các cảm xúc tiêu cực là tập thở. Hít thật sâu, sau đó thở ra trong khoảng năm hoặc sáu giây sẽ giúp thư giãn và tạm nguôi những cảm xúc tiêu cực.

Không biết bạn có từng nghe nói đến một châm ngôn nổi tiếng của Benjiamin Franklin hay chưa: “ Thất bại trong chuẩn bị có nghĩa là bạn chuẩn bị để thất bại!”. Nếu như đây là lần đầu tiên bạn nghe điều này, thì hãy đọc nó một lần nữa.Và nghiền ngẫm nó. Hàm ý của câu này nhấn mạnh tầm quan trọng của sự chuẩn bị, có một sự chuẩn bị tốt bạn sẽ có thể có nhiều cơ hội hơn để thành công, tuy nhiên nếu như bạn không hoàn thành tốt bước này thì dù cơ hội tốt đến thế nào đi nữa thì bạn cũng sẽ thất bại trong việc nắm giữ nó. Thật không may mắn là đại đa số chúng ta đều không làm điều này. Một thói quen tồi tệ đã khiến cho bạn mất đi nhiều cơ hội hơn và ít thành công hơn.

Bạn cần phải chuẩn bị cho mình những kỹ năng cần thiết, tài năng và kiến thức kỹ trong lĩnh vực mà mình tham gia. Sau đó bạn phải dành thời gian cho việc mỗi ngày để chuẩn bị những bước kế tiếp sẽ làm. Bởi vì bạn không thể biết được bất cứ điều gì có thể xảy đến. Nếu nó là sự khó khăn nhờ có sự chuẩn bị nên bạn có thể dễ dàng vượt qua, nếu như đó là cơ hội thì bạn có nhanh tay nắm lấy. Tôi đã gặp và trò chuyện với khá nhiều người và hầu hết bọn họ đều cảm thấy hối hận vì đã vô tình để cho cơ hội trôi qua lãng phí do chưa hề chuẩn bị được gì. Không có bất cứ một cảm giác nào tồi tệ hơn việc bạn gần như đã có thể chạm đến đích nhưng vì chưa có sự chuẩn bị tốt nên bạn đã để nó chạy qua.

Để thực hiện những công việc lớn, những mục tiêu cao, chúng ta hãy chia những công việc lớn này thành nhiều bước nhỏ, và lên kế hoạch để thực hiện từng bước. Lần lượt hoàn thành từng bước nhỏ này, chúng ta sẽ đạt được công việc ớn, hoàn thành mục tiêu cao. Sau khi đã có danh sách công việc, bước tiếp theo là thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng hạng mục. Mục tiêu này có thể là deadline hoàn thành công việc, kết quả bạn cần đạt được. Mục tiêu cần phù hợp với khả năng bạn có thể đáp ứng để hạn chế tình huống không hoàn thành được. Từ danh sách công việc đã thiết lập, bạn cân nhắc, sắp xếp lại thứ tự công việc, ưu tiên việc cấp bách, quan trọng làm trước. Việc sắp xếp giúp bạn kiểm soát mức độ công việc, tiết kiệm thời gian, tập trung nguồn lực cho những việc quan trọng.

Có thể nói mục tiêu chính là nhân tố quan trọng dẫn đến sự thành công cho mỗi người. Xác đinh được mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn tìm ra được phương pháp, cách thức để đạt được những mục tiêu đó. Và điều quan trọng hơn, mục tiêu giúp tất cả chúng ta định hướng cuộc đời tới những điều quan trọng nhất.Tuy nhiên bạn nên nhớ rằng, đặt mục tiêu không thôi chưa đủ, quan trọng nhất là bạn phải thực sự nỗ lực hết mình để hoàn thành chúng. Cuộc sống không phải là điều dễ dàng, mọi việc không phải lúc nào cũng suông sẻ. Nếu không trải qua những khó khăn, thất bại, bạn sẽ không bao giờ có thể có được điều mình mong muốn và thành công được. Nếu chẳng may thất bại, bạn vẫn còn đó mục tiêu để làm lại từ đầu, phấn đấu cho một cuộc sống tốt hơn.

Goethe đã từng nói: “Bất cứ điều gì bạn có thể làm, hay mơ ước mình có thể làm, hãy bắt đầu thực hiện đi. Sự táo bạo chính là một điều trời phú, là một nguồn năng lượng và là một phép màu! Điều này hoàn toàn chính xác, chỉ cần quyết tâm theo đuổi ước mơ, mục tiêu nào đó, chắc chắn bạn sẽ biết cách nhận ra những cơ hội tiềm ẩn. Cuộc sống sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thật sự hết lòng với công việc, với mục tiêu mà mình đề ra. Nếu bạn thật sự đeo đuổi ước mơ và quyết tâm đạt được những mục tiêu đó, công việc của bạn sẽ trở nên thuận lợi và chắc chắn bạn nhận được nhiều hơn sự giúp đỡ từ người khác.

Cơ hội là những điều kiện thuận lợi do khách quan, từ bên ngoài đem đến. Với một người khát khao học đại học, thì việc các trường đại học hiện nay mở nhiều hình thức đào tạo khác nhau như đào tạo tại chức, chuyên tu, học buổi tối, liên kết với các cơ quan mở lớp đại học vào ngày nghỉ, học đại học từ xa, học cao đẳng rồi liên thông lên đại học… là cơ hội. Ngược lại, thách thức là những khó khăn, cản trở từ bên ngoài tạo ra. Với một toà báo, thì việc hiện nay có quá nhiều tờ báo, tạp chí, ấn ẩm ra đời, văn hoá đọc của người dân ngày càng giảm sút bởi có nhiều phương tiện truyền thông nghe nhìn khác hữu hiệu và hấp dẫn hơn, giá cả leo thang, đời sống người dân gặp khó khăn do suy thoái kinh tế toàn cầu… là thách thức. Phải xác định cơ hội để nắm bắt thời cơ, chớp lấy thời cơ khi nó đến gần. Cần xác định thách thức để có kế hoạch đối phó, tháo gỡ, vượt qua.

Để có thể có một cuộc sống trọn vẹn, bạn cần không ngừng học hỏi và đón nhận những thách thức mới trong cuộc sống. Hãy luôn học hỏi, cho dù bạn đang đứng ở vị trí nào trong cuộc sống và sự nghiệp. Người ta có câu: “Tri thức là sức mạnh”. Chúng ta không chỉ cần trau dồi kiến thức để trở nên mạnh mẽ và quyền lực hơn, mà còn nên cải thiện cuộc sống ở mức độ sâu sắc hơn. Những người thông minh nhất thường sẽ không khoe khoang về trí thông minh của họ, không coi thường người khác chỉ vì thiếu hiểu biết và họ sẽ tiếp tục tự giáo dục chính bản thân mình.

Trong một thế giới ngày càng mở rộng, một người không thể biết tất cả mọi thứ, nhưng hiểu được sự thay đổi liên tục và luôn duy trì nhu cầu tiếp tục tìm hiểu về thế giới xung quanh chúng ta sẽ giúp bạn đi đúng hướng. Từ những thay đổi công nghệ đến các vấn đề xã hội, mối quan tâm về môi trường đến sự phát triển chính trị... Số lượng thông tin ngoài kia không bao giờ có điểm dừng, cơ hội học tập của chúng ta là vô hạn. Học hỏi mỗi ngày đêm đến cho bạn vô số những lợi ích không ngờ.