Email là phương tiện liên lạc thông dụng và hữu hiệu nhất trong kinh doanh thời hiện đại. Chúng ta sử dụng email để trao đổi thông tin, báo cáo, điều hành, bán hàng, khiếu nại và hàng tỷ việc khác. Do đó, việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại.
Tối ưu hóa câu chủ đề
Việc viết chủ đề một cách rõ ràng sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc truyền tải thông tin hiệu quả. Vậy làm cách nào để có thể gửi cho người đọc nội dung chính xác thông tin mà bạn viết trong email? Hãy nghĩ đến việc viết chủ đề email giống với tiêu đề của một bài báo - để thu hút sự chú ý của người đọc một cách nhanh chóng.
Viết một chủ đề có ý nghĩa và đừng ngại thay đổi nếu như nội dung hoặc đối tượng tiếp theo mà bạn muốn truyền tải không còn phù hợp với tiêu đề đó nữa. Nếu một email được gửi lại với nội dung và thông tin liên quan đã được thay đổi, hãy nhớ thay đổi chủ đề của mình nhé. Nếu không làm như vậy, người nhận có thể sẽ cảm thấy bối rối khi đọc email và dẫn đến việc hiểu sai ý nghĩa của bức thư.
Độ dài của email vừa phải
Việc viết một email quá dài dòng nhưng gần như không diễn tả hết ý là một điều hết sức sai lầm. Không đề cập đến những gì bạn muốn viết trong email, độ dài của bức thư là một trong những lỗi cần phải tránh đầu tiên. Chắc hẳn nhiều người trong số chúng ta đã từng nhận được một loạt những email dài dòng, điều đó thường làm cho bạn cảm thấy ngao ngán trước khi bắt đầu đọc nó đúng không? Việc đưa quá nhiều thông tin vào một email sẽ nhận được những phản ứng tiêu cực từ người đọc ngay từ lúc ban đầu nhìn thấy nó.
Vì vậy, hãy viết email một cách ngắn gọn nhất có thể. Nếu có nhiều ý chính cần thảo luận trong email, hãy chia nó ra làm nhiều email khác nhau. Điều này có thể làm cho người đọc dễ dàng chú ý đến trọng tâm và giải quyết thông tin trong thư một cách nhanh gọn nhất. Hơn nữa, việc làm này tốt hơn là nã một "đống bom" cho người đọc làm cho họ có cảm giác như đang bị điều tra hoặc tra tấn vậy.
Gửi email đúng thời điểm
Lựa chọn thời điểm để gửi email cũng là một trong những yếu tố khá quan trọng bạn cần phải cân nhắc. Điều này phụ thuộc vào mục đích mà bạn muốn đạt được. Để tránh email bị thất lạc, bị bỏ qua hãy chú ý đến vấn đề này. Ví dụ, thứ 2 đầu tuần luôn là thời điểm bận rộn và có khá nhiều thứ cần giải quyết vậy nên việc bỏ lỡ email của bạn là điều rất dễ dàng. Còn chiều thứ Sáu lại là thời điểm không tốt để gửi bởi vì mọi người thường về sớm hơn một chút để chuẩn bị cho kỳ nghỉ cuối tuần.
Hãy nghĩ tới người nhận email của bạn và tìm hiểu xem thời điểm nào sẽ thích hợp cho anh ấy/cô ấy đọc nội dung email của bạn. Hãy lựa chọn thời điểm thông minh nhất để đem lại hiệu quả tốt nhất cho mình.
Đừng gửi email ngay lập tức
Nếu bạn chuẩn bị gửi một email quan trọng thì việc nên làm là đừng bao giờ ấn "send" ngay lập tức. Hãy dành một ít thời gian để đọc qua nó một vài lượt. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra những lỗi sai, hay thiếu sót trước khi đến với người đọc và khiến họ khó chịu.
Ngoài ra, sẽ tốt hơn nếu có một người khác đọc lại bức thư của bạn. Nếu email của bạn đang viết về một vấn đề tế nhị, hãy nhờ người khác tham gia ý kiến để chắc chắn rằng ngữ điệu trong email của bạn là đúng với ngữ điệu bạn muốn gửi đi. Và đừng quên một điều quan trọng nữa, nếu email của bạn là một mẫu chuẩn để gửi thông tin tới tất cả mọi người thì hãy cân nhắc thật kỹ trước khi gửi nó nhé.
Đưa ra những thông tin liên quan
Hãy nhớ tới việc đưa ra những thông tin liên quan và mối liên kết đến nó. Nếu bạn đang yêu cầu ai đó làm điều gì cho bạn mà không đưa ra những thông tin liên quan đến nó thì nhiều khả năng họ sẽ không bận tâm đâu.
Có nhiều người trong số chúng ta thường xuyên nhận được những email từ những người muốn kiểm tra thử phần mềm hoặc website của họ nhưng lại quên không gửi kèm link liên kết dẫn đến website đó. Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, hầu hết mọi người đều cảm thấy thiếu thời gian, do đó, hãy làm cho nó trở nên dễ dàng tiếp nhận hơn.
Trình bày nội dung rõ ràng, cụ thể
Hãy cố gắng sắp xếp và trình bày những nội dung mình muốn theo thứ tự một cách rõ ràng, cụ thể đưa ra những thông tin có liên quan và liên kết chặt chẽ. Ví dụ, có rất nhiều email gửi đến tôi nhờ tôi kiểm tra thử chương trình mới đưa ra nhưng lại không đính kèm link dẫn đến chương trình đó. Con người luôn bận rộn và không có thời gian. Vì vậy hãy cố gắng làm cho nó dễ dàng được tiếp nhận hơn.
Nắm rõ trọng điểm và giải thích một cách nhanh chóng. Hãy để cho người đọc biết được thứ mà bạn muốn nói đến trong email ngay từ khi đọc câu đầu tiên, đừng làm cho anh ấy/cô ấy phải chờ đợi. Việc đưa ra trọng điểm một cách nhanh chóng có thể lấy được sự chú ý của người đọc. Nếu như anh ấy/cô ấy có thể hiểu rõ ràng ý nghĩa và nội dung trong email mà bạn muốn truyền tải thì họ có thể hành động theo đúng như người gửi yêu cầu một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Quản lý email chặt chẽ
Điều này thể hiện sự tôn trọng và tự tôn trọng mình. Nếu bạn không thể kiểm soát tốt email của mình, chắc chắn các bạn sẽ không thể đòi hỏi người khác trả lời kịp thời như mình mong muốn.
Khi gửi thư đi, hãy kiểm tra xem có sai sót gì không và nó đã chắc đến tay người đọc. Cũng như bạn hãy cố gắng trả lời nhanh, tích cực những email của người khác. Đó là cách giúp họ tôn trọng bạn và sẽ làm điều tương tự với bạn.
