Như chúng ta đã biết, thượng đế đã không phân biệt màu da, quốc tịch, sắc tộc, giới tính, độ tuổi khi công bằng cho tất cả chúng ta hai mươi bốn giờ trong ngày. Nhưng thực tế tại sao lại có người thành đạt và người thất bại, có người làm được bao nhiêu thành quả và có người chẳng làm được gì? Điều then chốt tạo ra sự khác biệt cơ bản này chính là phương pháp quản lý thời gian của mỗi người. Chính vì vậy, để giúp bạn có thêm một số kỹ năng sống cơ bản, mình xin chia sẻ đến các bạn 10 cách giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả nhất nhé.
Lên kế hoạch cụ thể và chi tiết là cách quản lý thời gian hiệu quả
Cho những mục tiêu ngắn hạn ( 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng) và dài hạn ( 3 tháng, 6 tháng, 1 năm, 5 năm,….). Bạn hãy sắm cho mình 1 quyển sổ nhỏ và ghi vào đó tất cả những mục tiêu mà bạn muốn đạt được trong tương lai rồi chia nhỏ chúng theo thứ tự ưu tiên, mục tiêu nào thực hiện trước, mục tiêu nào thực hiện sau, đâu là mục tiêu ngắn hạn, đâu là mục tiêu dài hạn. Đó chính là hành động giúp bạn vạch ra con đường đi cho chính mình mà không phải mất quá nhiều thời gian để suy nghĩ, lựa chọn và quyết định.
Không những thế, một khi đã có được mục tiêu và hướng đi đúng đắn, bạn sẽ có được ý chí và lòng quyết tâm thật sự, tận dụng mọi thời gian có được để tập trung thực hiện mục tiêu mình đã đề ra.
Bạn hãy bắt đầu một tuần làm việc, một tháng làm việc mới bằng cách lên kế hoạch công việc. Và một ngày cũng thế nhé. Mỗi ngày, ngay sau khi thức dậy, bạn hãy dành ra 5-10 phút để lên kế hoạch trước những việc cần làm và đặt ra mục tiêu cho những công việc ấy. Hãy xác định 3 việc quan trọng nhất cần làm trong ngày là gì và quyết tâm thực hiện nó cho bằng được. Tuy nhiên, các công việc có thể thay đổi hàng ngày do phát sinh thêm việc mới, nhưng bạn hãy luôn cố gắng để thực hiện đúng mục tiêu mình đã đề ra trong ngày, đó chính là nền tảng cho việc hoàn thành mục tiêu của những ngày kế tiếp đấy. Sau đó, vào cuối ngày làm việc, bạn hãy tổng kết lại những mục tiêu đã hoàn thành và các việc nào chưa làm xong. Sau đó, hãy lập danh sách các việc cần làm cho ngày hôm sau. Bằng cách này, bạn sẽ sử dụng quỹ thời gian của mình hiệu quả hơn.
Không những thế, một khi đã có được mục tiêu và hướng đi đúng đắn, bạn sẽ có được ý chí và lòng quyết tâm thật sự, tận dụng mọi thời gian có được để tập trung thực hiện mục tiêu mình đã đề ra.
Bạn hãy bắt đầu một tuần làm việc, một tháng làm việc mới bằng cách lên kế hoạch công việc. Và một ngày cũng thế nhé. Mỗi ngày, ngay sau khi thức dậy, bạn hãy dành ra 5-10 phút để lên kế hoạch trước những việc cần làm và đặt ra mục tiêu cho những công việc ấy. Hãy xác định 3 việc quan trọng nhất cần làm trong ngày là gì và quyết tâm thực hiện nó cho bằng được. Tuy nhiên, các công việc có thể thay đổi hàng ngày do phát sinh thêm việc mới, nhưng bạn hãy luôn cố gắng để thực hiện đúng mục tiêu mình đã đề ra trong ngày, đó chính là nền tảng cho việc hoàn thành mục tiêu của những ngày kế tiếp đấy. Sau đó, vào cuối ngày làm việc, bạn hãy tổng kết lại những mục tiêu đã hoàn thành và các việc nào chưa làm xong. Sau đó, hãy lập danh sách các việc cần làm cho ngày hôm sau. Bằng cách này, bạn sẽ sử dụng quỹ thời gian của mình hiệu quả hơn.
Chú ý khung thời gian làm việc hiệu quả
Mỗi người sẽ có một nhịp sinh học cơ thể riêng, đồng nghĩa với nó mỗi người sẽ có một khung giờ vàng làm việc hiệu quả nhất, tập trung nhất. Có người làm việc hiệu quả vào buổi sáng sớm, có người lại vào buổi chiều hay những thời gian khác; Khi đã xác định được “khung giờ vàng” của chính mình, hãy đưa những công việc quan trọng cần xử lý vào thời điểm ấy để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. Những khoảng thời gian còn lại thì dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn.
Rèn luyện tính kỷ luật và tập trung
Bạn phải luôn nghiêm khắc với chính mình: Bạn cần xác định công việc đó ảnh hưởng đến bạn thế nào. Khi bạn không làm đuợc điều đó thì sẽ có một kết quả không tốt. Hôm nay không làm được việc đó, bạn sẽ phải làm vào hôm sau, và nó sẽ chiếm mất thời gian biểu hôm sau, cứ thế dần dần bạn sẽ không đạt được mục tiêu đã đề ra chỉ vì một ngày không hoàn thành công việc. Hãy đặt báo thức trong 50 phút, tắt hết các thiết bị như email, điện thoại, các trang mạng xã hội và tập trung hoàn toàn vào các việc cần làm. Sau khi hoàn thành, bạn có thể thư giãn ít phút, bạn sẽ cảm thấy hiệu quả và thoải mái hơn rất nhiều.
Biết cách nhắc nhở bản thân
1 cuốn sổ ghi lịch làm việc trong tuần, trong tháng, hay trong năm,1 quyển lịch bàn, 1 tập giấy dấu, 1 chiếc điện thoại có phần mềm nhắc nhở đều rất cần thiết đối với những người biết quản lý thời gian hiệu quả; Đánh dấu những công việc ưu tiên. Những ngày quan trọng, những công việc quan trọng bạn nên bôi đỏ, để lúc nào bạn cũng để ý tới và không bỏ sót công việc nhé.
Không làm việc theo cảm hứng
Đa phần những người quản lý thời gian không hiệu quả, làm việc kém năng suất là những người làm việc theo cảm hứng. Họ không làm việc theo những nguyên tắc nhất định, không ưu tiên thời gian đối với những công việc quan trọng, họ làm bất cứ việc gì mà học muốn và nghỉ ngơi khi nào họ không còn cảm hứng nữa,… Sống và làm việc theo cảm hứng sẽ làm bản thân mỗi người mất rất nhiều thời gian vì cách làm việc thiếu khoa học, thiếu chuyên nghiệp, thiếu tập trung và không nghiêm túc. Trong khi những người biết quản lý thời gian hiệu quả họ sẽ làm ngược lại hoàn toàn như thế.
Sắp xếp không gian sống, nơi làm việc ngăn nắp, gọn gàng và khoa học
Bàn làm việc sạch sẽ và ngăn nắp sẽ giúp bạn có hứng thú muốn làm việc hơn. Ngoài ra, bạn cũng nên sắp xếp hợp lý các file làm việc, thư mục trong máy tính để khi cần bất cứ một dữ liệu nào, bạn có thể tìm thấy ngay.Mỗi cặp tài liệu ghi tên và để vào một ô. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Thay vì bạn phải lục tung lên đi tìm một tờ giấy tờ nào đó, bạn chỉ cần đọc danh sách tài liệu là biết ngay chúng đang ở đâu.
Tính ngăn nắp, gọn gàng của không gian sống cũng đóng vai trò rất quan trọng giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả: Bạn hãy sắp xếp lại đồ đạc trong nhà một cách thuận tiện nhất và luôn để chúng ở một vị trí cố định, sau khi sử dụng hãy để chúng lại vị trí quy định. Thói quen này sẽ giúp bạn không mất quá nhiều thời gian để tìm đồ đạc hay phải mất hàng tiếng đồng hồ để “tổng vệ sinh” một không gian sống quá lộn xộn.
Bắt đầu ngay khi có thể và không bao giờ trì hoãn
Ngay khi xác định được mục tiêu, kế hoạch của chính mình, biện pháp tiết kiêm thời gian hiệu quả nhất là thực hiện ngay những công việc đầu tiên, giải quyết những vấn đề bạn đang lo lắng và cho là quan trọng nhất.Hầu hết những người thất bại chỉ nhìn vào danh sách những việc cần làm mà chẳng thực hiện công việc nào cả. Họ luôn muốn một khởi đầu tốt đẹp vào một ngày đẹp trời nào đó và vô tình học đã để lãng phí rất nhiều thời gian rồi đấy.
Học cách nói không khi cần thiết
Với các trang mạng xã hội, game, game online,….Chỉ dành những khoảng thời gian nhất định để kiểm tra email, tin nhắn. Tốt nhất bạn nên thực hiện 2 lần/ngày vào buổi sáng sớm và buổi tối để kịp thời giải quyết các công việc một cách hiệu quả. Với sự trì hoãn, hãy bắt đầu ngay khi có thể với những công việc bạn cho là quan trọng và cần thiết. Với sự lười nhác, lười nhác chính là kẻ thù cướp đi của bạn rất nhiều thời gian quý báu đấy. Với việc ngủ ngày, nó chỉ khiến bạn thêm uể oải, mệt mỏi và không làm được gì. Hãy thức dậy sớm với một tinh thần tỉnh táo và xác định ngay những việc mình cần làm rồi nhất nút “start” bắt đầu nhé.
Xác định mục tiêu đạt được tương ứng với yêu cầu hoàn thành
Và ra sức cố gắng, quyết tâm, tập trung làm việc hiệu quả để đạt được điều đó. Thư giãn một chút. Sau đó lại đặt mục tiêu tương ứng với thời điểm yêu cầu hoàn thành đối với những công việc khác.Cứ như thế dần dần bạn sẽ tạo được thói quen biết quản lý thời gian tốt để làm việc hiệu quả. Những thành quả đạt được sẽ là niềm cổ vũ, động viên cho bạn rất lớn đấy.
Tự thưởng cho mình khi đạt kết quả tốt
Sau khi đạt được những thành quả nhất định bạn cũng nên tự thưởng cho mình những phút giây thư giãn thoải mái, hay mua một món đồ mình yêu thích. Hãy tự biết cách động viên mình để làm tốt hơn.
