Top 11 Quy tắc quản lý thời gian hiệu quả nhất

Phân chia kế hoạch ra làm 2 loại: Một là kế hoạch dành cho các mục tiêu ngắn hạn (1 ngày, 1 tuần, 1 tháng) : Là những kế hoạch thời gian ngắn sẽ mang lại kết quả tức thì, bắt buộc bạn phải thực hiện ngay. Kế hoạch dài hạn (3 tháng, 6 tháng, 1 năm, …) Những kế hoạch này thường được kết hợp bởi nhiều kế hoạch ngắn hạn lại. Điều đó dẫn đến bạn phải thực hiện thực tốt các kế hoạch ngắn hạn. Để thực hiện được một kế hoạch dài hạn bạn phải thật nghiêm túc trong tiến độ thực hiện.

Một khi đã có kế hoạch, mục tiêu rõ ràng, hướng đi đúng đắn bạn phải có được ý chí và lòng quyết tam thật sự để thời gian của bạn được sử dụng một cách tốt nhất.

Trong quá trình thực hiện kế hoạch sẽ có một số các vấn đề phát sinh, bạn phải dự đoán được trước, nếu không thể dự đoán trước thì bạn phải phản ứng xử lý vấn đề thật nhanh, không được để vấn đề đó ảnh hưởng tới tiến độ công việc của bạn.

Trong quá trình làm việc, bạn phải tự đặt các thời điểm khác nhau, ở các thời điểm đó bạn phải thực hiện được một công việc cụ thể nào đó. Việc cố gắng làm nhiều hơn một việc cùng một lúc là gần như luôn luôn kém hiệu quả so với tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Ví dụ như bạn muốn đánh một văn bản 2000 từ trong vòng 2 tiếng, bạn phải tự đặt ra là bạn sẽ đánh được ½ văn bản trong 1 tiếng. Cứ duy trì thói quen đó bạn sẽ quản lý được thời gian làm việc một cách hiệu quả.

Nếu bạn làm việc trong một không gian ngăn nắp, các vật dụng cần thiết nằm đúng chỗ của nó, đối với các giấy tờ quan trọng, bạn hãy ghi chú lại nơi bạn để chúng, để trách trường hợp bạn lục tung cả phòng lên chỉ để tìm một tờ giấy. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong của mình nếu như mọi thứ nằm đúng chỗ của nó. Ngoài ra sự ngăn nắp còn đem lại cho bạn sự hứng thú muốn làm việc hơn.

Ngăn nắp đóng vai trò rất quan trọng giúp bạn quản lý tốt thời gian hiệu quả. Bạn nên tập những thói tốt đó trở thành tính cách của bạn, khi sử dụng xong bất cứ vật dụng gì cũng đều cho nó quay lại vị trí cũ.

Nghiêm khắc với bản thân, trong đầu phải luôn nghĩ đến mức độ ảnh hưởng của công việc mà bạn đang làm là như thế nào, khi bạn không hoàn thành được điều đó trong thời gian cụ thể thì hậu quả của nó sẽ ảnh hưởng tới tiến độ của bạn như thế nào. Luôn luôn phải tuân thủ theo tiến độ.

Cách tốt nhất để bạn có thể có được sự tập trung đó là tắt hết tất cả các thiết bị di động. điện tử trong suốt quá trình làm việc. Như vậy sẽ không có bất cứ tác động nào có thể làm bạn bị phân tâm.

Trong ngày sẽ có những khung giờ mà ta tập trung làm việc hiệu quả nhất, nên xác định được quãng thời gian đó để tập trung hoàn thành các công việc mình cần. Cố gắng xác định thời điểm trong ngày mà bạn cảm thấy thể chất và sự tập trung là tốt nhất, hãy sử dụng nó vào những nhiệm vụ có yêu cầu cao. Nhiều người sẽ làm việc rất hiệu quả vào buổi sáng, một số khác là vào buổi trưa, còn một số khác nữa thì đạt mức tập trung cao độ nhất vào cuối ngày.

Một khi đã xác định được khung giờ vàng của bản thân, hãy làm những công việc quan trọng đòi hỏi tập trung. Như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian một cách hữu ích.

Khi phải ra một quyết định nào đó não chúng ta luôn có một phản xạ tự nhiên là đi tìm những lý do để ta không phải làm điều đó. Tuy nhiên, phản xạ đó chỉ có thể hình thành sau 5 giây. Do đó khi bạn muốn làm việc gì đó hãy bắt đầu ngay trong 5 giây. Một ví dụ đơn giản là bạn đặt chuông báo thức 5 h sáng dậy nhưng không lần nào thực hiện được, vì vậy hãy bật dậy ngay sau khi chuông báo thức, kết quả chắc chắn sẽ làm bạn bất ngờ đấy.

Điều đó sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Thật ra quy luật 5 giây không phải cái gì thần kỳ cả, nó chỉ là một tip để giúp ta ra quyết định nhanh hơn thôi, còn việc ta có hoàn thành được công việc đó hay không nó phụ thuộc rất nhiều vào kiên trì của mỗi người.

Trì hoãn là một vấn đề chung; chúng ta có thể trì hoãn nhiệm vụ với hàng loạt những lý do. Đừng để sự trì hoãn vì các lí do bạn đặt ra làm cho công việc của bạn bị trì trệ, bạn phải xác định được đâu là việc bạn cần phải giải quyết nó liền, không thể để ngày mai. Nghiên cứu khoa học về tâm lý đã chứng minh, sự trì hoãn bào mòn hiệu suất lao động, làm giảm mức độ hạnh phúc, tổn hại đến những mối quan hệ trong công việc và đặc biệt nguy hại đến sức khỏe. Những kẻ thất bại đa phần là những người luôn nghĩ ra những lí do để thuyết phục mình công việc đó khi khác có thể làm.

Kiểm tra mail liên tục mỗi 5 phút là một hành động phí thời gian. Việc kiểm tra mail có thể là chính đáng trong trường hợp khẩn cấp cần giải quyết ngay nhưng không nên xem nó như một cách thức làm việc. Bạn hãy xác định một thời điểm trong ngày dành cho các email. Bạn mở và xử lý chúng trong một khoảng thời gian định sẵn, và không xử lý từng cái một ngay khi vừa nhận chúng. Bạn có thể ví dụ như mở tin nhắn vào buổi sáng khi vừa đến văn phòng, trước khi ăn trưa hay trước buổi tối. Những thời gian còn lại, chúng nên được đóng lại.

Vì thế, thay vì bị thúc đẩy việc phải trả lời mail bạn sẽ trở nên chủ động hơn, điều đó cho phép bạn giữ đúng lịch trình làm việc. Hãy nghĩ đến việc dùng ứng dụng phương pháp lọc chống thư rác: nó sẽ tiết kiệm nhiều thời gian lọc email thường ngày của bạn.

Quỹ thời gian của con người là có hạn, vì vậy dù bạn là người tốt đến đâu thì cũng không nên phung phí thời gian của mình để giúp đỡ mọi người. Từ chối khéo léo bạn sẽ có nhiều thời gian tập trung vào các công việc chuyên môn hơn, dành nhiều công sức, tâm huyết cho nó . Thay vì bỏ ra hàng giờ để là công việc của người khác, bạn sẽ có thể theo đuổi những thứ mình thích cũng như tránh được tình trạng " ngập đầu" giúp tinh thần bạn thoải mái hơn.

Nói không với những cám dỗ không cần thiết, giải trí là một nhu cầu tất yếu của bản thân, nhưng nếu bạn nên có một kế hoạch cụ thể để giải trí, chứ đừng để suy nghĩ đó xen ngang vào công việc của bạn.

Quy tắc 2 phút giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng chỉ trong vòng 120 giây. Điều quan trọng là bạn phải thực hiện ngay lập tức và không bao giờ được nói " không". Theo tác phẩm "Getting Things Done" của David Ailen có quy tắc 2 phút nói rằng: Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy ngay lập tức thực hiện nó.

Quy tắc này giúp chúng ta giải quyết nhanh chóng những việc nhỏ, tránh tồn đọng, giúp tinh thần thoải mái hơn.

Hầu hết những công việc đó là những việc đơn giản, bạn đủ khả năng giải quyết nhưng bạn lại tránh né nó. Đó là những việc rất đơn giản như: đổ rác, trả lời email, rửa bát, gấp quần áo,..Hãy tạo thói quen làm việc nhỏ ngay lập tức vì nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút. Hãy thực hiện theo quy tắc này và hành động ngay.

Những người làm việc không theo kế hoạch, nguyên tắc đề ra thường là những người không thành công, họ chủ yếu làm theo cảm hứng, thích thì làm không thì thôi, từ đó quãng thời gian của họ không được sử dụng một cách triệt để, năng suất làm việc cũng không cao, không thể hiện được sự ưu tiên trong cuộc sống. Sống và làm việc theo cảm hứng lâu dần sẽ hình thành cho con người chúng ta tính cách bất cần, điều đó rất nguy hiểm cho công việc của bạn.

Hãy tập cho mình thói quen, đến giờ làm việc là phải làm. Dù bạn có đang chán nản đến thế nào đi chăng nữa, vẫn phải làm. Bạn có thể tận dụng những phút nghỉ, điều đó là cần thiết. Nhưng đừng để trạng thái "không có hứng" kéo dài quá lâu, cũng đừng coi đó như một cái cớ hợp lý để trì hoãn công việc của mình.