Top 6 Phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả, chính xác nhất

Trello được coi là phần mềm lên kế hoạch đơn giản và dễ hiểu nhất hiện nay. Giao diện tối giản, chủ yếu sử dụng các Boards (ngầm định là các mục) và các cột, kéo và thả. Trên mỗi bảng, Trello sẽ cho phép bạn tạo các cột với danh sách việc cần làm chi tiết. Điểm mạnh của Trello là tính linh hoạt. Khi một dự án lần đầu tiên được tạo, số lượng cột và tên cột được xác định bởi người dùng. Điển hình nhất là 3 cột To do, Doing, Done.

Ưu điểm khi lựa chọn phần mềm này:

• Chỉ cần có internet thì có thể tạo lập danh sách những việc cần làm trên bất kỳ thiết bị nào bạn đang sử dụng.
• Hiển thị các nhiệm vụ phù hợp vào đúng thời điểm, vì vậy bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng mọi lúc.

• Tạo chế độ xem tác vụ của riêng bạn để phù hợp với phong cách và quy trình làm việc.
• Tự động đồng thời phân loại các công việc mà người dùng nhập vào theo các tiêu chí như deadline, tag, dự án nhanh,…
• Tiến độ công việc được hiển thị với màu sắc khác nhau để người dùng dễ dàng phân biệt các công việc cần làm, quá hạn, đã hoàn thành.
• Những báo cáo dự án sẽ hiển thị các chi tiết như tiến độ, khối lượng công việc, hiệu suất làm việc,… giúp nhà quản lý có thể nắm rõ mọi thông tin và kịp thời đưa ra quyết định để tránh phát sinh vấn đề.
• Để sử dụng các tính năng nâng cao của Trello, doanh nghiệp buộc phải mua bản trả phí từ $9.99/người/tháng

Website: trello.com

Đối với hệ sinh thái phần mềm Todolist nước ngoài được rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới lựa chọn thì Bitrix24 chính là phần mềm lập kế hoạch công việc rất hữu ích trong việc nhắc nhở lịch làm việc. Ngoài ra, nền tảng còn đồng bộ hóa thông qua gmail và google calendar. Điều này giúp đem lại hiệu quả quản lý công việc vô cùng tốt. Phần mềm phù hợp với các đối tượng có nhu cầu sử dụng những tác vụ đơn giản.

Ưu điểm khi sử dụng ứng dụng Bitrix24:

• Là phần mềm hoàn toàn miễn phí.
• Có tính năng đánh dấu hoàn thành và thêm nội dung chi tiết cho từng công việc cụ thể.
• Có thể khởi tạo các công việc con nhưng không thể đặt deadline cụ thể cho từng mục con.
• Bộ đếm công việc hiển thị và cập nhật liên tục giúp nhân sự và quản lý kiểm soát tỷ lệ hoàn thành thực tế một cách chính xác.
• Hiện Bitrix24 có phiên bản miễn phí không giới hạn người dùng cho các đội nhóm. Phiên bản này sẽ cho phép sử dụng các tác vụ cơ bản như thiết lập kế hoạch, nhắc nhở, danh sách các công việc con, kanban dự án,…

Website: bitrix24.vn

Tick Tick là phần mềm quản lý có giao diện và tính năng tương tự như phần mềm Todoist nhưng có thêm tích hợp cả bộ đếm Pomodoro bên trong. Hiện phần mềm có hai gói sử dụng cho người dùng là phiên bản miễn phí với tính năng giới hạn và phiên bản Premium với nhiều tính năng hỗ trợ tốt hơn. Đồng thời, ứng dụng này còn tự động dự đoán và gợi ý các đề xuất dựa trên thông tin người dùng đang nhập.

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm Tick Tick:

• Có phiên bản sử dụng hoàn toàn không mất phí.
• Có năm chế độ xem lịch khác nhau giúp kiểm tra và xử lý thời gian biểu thuận tiện hơn.
• Chỉ cần có internet là có thể chia sẻ danh sách và phân công nhiệm vụ khi đang di chuyển.
• Tính năng đồng hồ đếm giờ Pomodoro giúp gia tăng hiệu suất làm việc.
• Mức giá thông thường của Tick Tick premium là $7/tháng hoặc $70/năm giúp mở khóa thêm nhiều tính năng tiện ích khác.

Website: ticktick.com

F-To Do List là một phần mềm quản lý cho phép tạo, quản lý, thống kê công việc mỗi ngày. F-To Do List là phần mềm lập kế hoạch được Fastdo lập trình dành cho doanh nghiệp. Ứng dụng này giải quyết được bài toán khó về quản lý nhân sự và tăng hiệu suất công việc. Đối với nhà quản lý sẽ không cần tốn nhiều thời gian đốc thúc và giám sát nhân viên. Nhân viên thì hoàn toàn có thể chủ động lên công việc mỗi ngày, tránh sót việc và tối ưu thời gian làm việc trong ngày. Từ đó, nhà quản lý và nhân viên có thể tương tác với nhau thông qua báo cáo công việc cuối ngày, xóa bỏ những rào cản khiến các công việc bị trì trệ.

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm F-To Do List:

• Ứng dụng F-To do list được thiết lập to do list, chart, kanban nên dễ dàng tổng hợp và theo dõi các công việc của từng thành viên. Trong trường hợp nhân sự trễ to do list sẽ có cảnh báo màu đỏ cho người dùng.
• Trước khi ra mắt sản phẩm, F-Todolist đã được sử dụng hơn 1 năm tại các dự án nội bộ của Fastdo. Nên ứng dụng là phiên bản được tối ưu nhất thỏa mãn được tính phù hợp cho nhiều doanh nghiệp SMEs.
• F-Todolist phù hợp cho tất cả thành viên trong tổ chức. Chức năng tạo kế hoạch công việc mỗi ngày giúp nhân sự tránh sót việc và mất thời gian suy nghĩ hôm nay phải làm gì.
• F-Todolist sẽ tổng hợp báo cáo cuối ngày của từng thành viên, nhà quản lý có thể theo dõi công việc trong ngày và tiến độ của nhân sự trong team ở mục này.

Asana là ứng dụng quản lý công việc được phát triển tại nước ngoài. Bên cạnh quản lý làm việc theo dự án, người dùng có thể quản lý công việc theo phòng ban. Đây là công cụ linh hoạt cho phép nhiều cá nhân cùng lúc truy cập mọi lúc, mọi nơi. Đây là ứng dụng liên quan đến cài đặt mục tiêu OKR và theo dõi tiến độ của các đội nhóm. Asana cung cấp các tính năng đo lường định kỳ một cách khoa học, người dùng có thể sắp xếp lại các nhiệm vụ để đẩy nhanh tiến độ và đảm bảo chất lượng đầu ra. Tính năng nổi bật của Asana thể hiện qua cách đặt mục tiêu theo dạng phân cấp và đặt mục tiêu dài hạn.

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm Asana:

• Nổi bật của công cụ này chính là hệ thống đa giao diện gồm chart, kanban, todolist phù hợp cho nhiều công việc khác nhau.
• Từ đây, ứng dụng tự đưa ra các bản báo cáo tổng kết khá đầy đủ để nhà quản lý nắm bắt thông tin. Một điểm hạn chế của sản phẩm này là thích hợp cho doanh nghiệp liên chức năng và chưa xử lý những vấn đề phức tạp của dự án.
• Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ nhân viên check-in theo chu kỳ.
• Nhà quản lý sẽ có cái nhìn định kỳ về mức độ hoàn thành công việc mà không phải họp hành. Nhược điểm của phần mềm này là phải trả phí cho nhóm trên 10 người với giá $1,080/ năm. Đây là một mức giá cao so với các phần mềm cùng chức năng.

Website: asana.com

Phần mềm Microsoft To-Do là phần mềm quản lý công việc hàng ngày tương thích với các phần mềm hỗ trợ khác của Windows. Nền tảng giúp người dùng thiết lập kế hoạch hàng ngày thông minh và nhắc nhở thường xuyên về danh sách công việc cần làm. Người dùng có thể sử dụng phần mềm trên cả ứng dụng máy tính và điện thoại. Đặc biệt, dữ liệu được tạo ra trên ứng dụng này sẽ được đồng bộ giữa điện thoại và máy tính nên bạn có thể truy cập mọi lúc mọi nơi.

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm này:

• Người dùng không cần trả phí vẫn có thể sử dụng tất cả các tính năng của ứng dụng.
• Có thể chia sẻ danh sách làm việc đến bạn bè và đồng nghiệp.
• Sở hữu tính năng ghi chú và đặt deadline cho từng công việc con mà vài phần mềm trả phí không có.
• Tính năng “My Day” giúp cập nhật danh sách việc cần làm hàng ngày hoặc hàng tuần thông minh và hợp lý nhất.
• Cho phép bạn tạo ra các nhắc nhở, ghi chú cho những sự kiện quan trọng, tạo các danh mục công việc khác nhau để phân chia thời gian hợp lý hơn, ưu tiên hơn cho những nhiệm vụ nào, nó còn đưa ra cho bạn những đề xuất thông minh để giúp bạn hoàn thành các công việc và không bỏ sót nhiệm vụ quan trọng nào.

Website: todo.microsoft.com